差旅费用报销范围(差旅费的入账、抵扣、扣除方式)

对于差旅费应该包括哪些具体内容,目前的会计准则、财务通则和税法均无具体规定,实务中更多参照的是《中央和国家机关差旅费管理办法》的规定:差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
  因此,大多数企业在实务中差旅费具体包括的费用有以下几类:
  1.交通费:出差途中的车票、船票、机票等;
  2.车辆费用:如果是自带车辆,出差路上的油费、过路费、停车费等;
  3.住宿费;
  4.补助、补贴:误餐补助、交通补贴等;
  5.市内交通费:目的地的公交、出租等费用;
  6.杂费:行李托运、订票费等。

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差旅费如何入账?
今天起,就按这个来!

  对于差旅费的账务处理,会计准则并无具体规定,仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样,按照会计原则,实务中的差旅费报销主要计入“管理费用——差旅费”和“销售费用(营业费用)——差旅费”两个会计科目。对于一些特殊情况的差旅费,需要分析后,遵循会计基本原则的基础上确定计入的会计科目。
  对于差旅费的会计处理和税务处理,需要分不同情形进行处理。
  1.可直接税前扣除的
  对于管理部门或后勤部门人员出差计入“管理费用——差旅费”;企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费,计入的是“管理费用——董事会经费”;销售部门或营销部门为销售产品、市场推广等计入“销售费用(营业费用)——差旅费”;对于这些费用支出,税法没有限制性规定,只要在票据等方面符合规定就可以直接扣除。
  2.需要计入资产计税基础,不能直接税前扣除。
  (1)通过“制造费用”计入存货的
  比如,制造型企业产品加工过程中,有一个环节需要委外加工,但是企业又不放心受托加工方的质量控制,决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。发生的差旅费应先计入“制造费用”,而后按规定计入存货的成本(计税基础)。
  (2)通过“在建工程”计入固定资产的
  企业基建部门为施工建设而发生的差旅费,应先计入“在建工程”,然后按规定计入固定资产原值(计税基础)。
  (3)通过“研发支出”计入无形资产的
  企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品等而发生的差旅费。属于费用化支出的,在当期按规定进行加计扣除;属于资本化支出的,按规定的进入“无形资产”计税基础。
  (4)其他按规定应计入资产成本(计税基础)的。
  3.只能限额扣除的
  (1)属于“广告费和业务宣传费”范畴的
  企业为达到宣传的作用,邀请消费者或客户到公司参观等活动发生的费用应计入“业务宣传费”,按税法规定限额扣除。
  (2)属于“业务招待费”范畴的
  企业因交际应酬等发生的差旅费,应计入“业务招待费”,按税法规定限额扣除。
  (3)属于“职工福利费”范畴的
  企业报销的属于员工福利性质或福利部门人员出差费用的,应计入“职工福利费”,按税法规定限额扣除。

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哪些可以抵扣进项?
哪些不能抵扣进项?

  自2019年4月1号之后,差旅费抵扣家族中,又填了新成员。下面来聊一聊,差旅途中产生的哪些费用可以抵扣进项税。

  1、交通费
  1.符合税法规定的交通费可以抵扣进项税额
  根据《财政部税务总局海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》(财政部税务总局海关总署公告2019年第39号,以下简称39号公告)规定,从2019年4月1日起,纳税人购进国内旅客运输服务,其进项税额允许从销项税额中抵扣。
  考虑到国内旅客运输服务多数情况下提供的是车票、船票、机票等,而不是增值税专用发票,39号公告同时补充规定,纳税人未取得增值税专用发票的,暂按照以下规定确定进项税额:
  (1)取得增值税电子普通发票的,为发票上注明的税额;
  (2)取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的,为按照下列公式计算进项税额:
  航空旅客运输进项税额=(票价+燃油附加费)÷(1+9%)×9%
  (3)取得注明旅客身份信息的铁路车票的,为按照下列公式计算的进项税额:
  铁路旅客运输进项税额=票面金额÷(1+9%)×9%
  (4)取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的,按照下列公式计算进项税额:
  公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷(1+3%)×3%
  2.需要注意国内旅客运输服务不能抵扣进项税额的限制范围
  但是,并不是所有差旅费中的国内旅客运输服务都可以抵扣进项税额,《国家税务总局关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告》(国家税务总局公告2019年第31号,以下简称31号公告)第一条“关于国内旅客运输服务进项税抵扣”中就做出了限制性规定:
  (1)员工范围的限制
  31号公告规定,《财政部税务总局海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》(财政部税务总局海关总署公告2019年第39号)第六条所称“国内旅客运输服务”,限于与本单位签订了劳动合同的员工,以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。
  上述这段话的意思,就是企业报销的外单位员工差旅费,不能抵扣进项税额。
  (2)开票信息要求的限制
  31号公告规定,纳税人购进国内旅客运输服务,以取得的增值税电子普通发票上注明的税额为进项税额的,增值税电子普通发票上注明的购买方“名称”“纳税人识别号”等信息,应当与实际抵扣税款的纳税人一致,否则不予抵扣。
  国内旅客运输服务,开具的增值税电子普通发票,一般出现在包车的情况下。这时,就需要正确开具发票,该填写的信息必须要求完整而正确的填写,只能填写企业的信息,而不能填写为员工个人的信息。
  (3)抵扣开始时间的限制
  31号公告规定,纳税人允许抵扣的国内旅客运输服务进项税额,是指纳税人2019年4月1日及以后实际发生,并取得合法有效增值税扣税凭证注明的或依据其计算的增值税税额。以增值税专用发票或增值税电子普通发票为增值税扣税凭证的,为2019年4月1日及以后开具的增值税专用发票或增值税电子普通发票。
  在一些单位存在差旅费延后报销的问题,需要特别检查票据上的时间,避免出现不该抵扣进项税额也抵扣了。

  划重点:

车票可以抵扣,必须同时满足:

1.飞机票、火车票等为 2019年4月1日之后取得的,才允许抵扣。

2.报销人员是与本单位签订了劳动合同或本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工;

3.属于国内旅客运输服务;如员工去境外出差报销的国际机票,不允许抵扣。

4.用于生产所需;对于用于免税、简易计税项目、个人消费、集体福利的不允许抵扣。

5.如果取得增值税电子普通发票,发票抬头必须为公司,非公司抬头不允许抵扣。

注意:

(1)只有电子普票才可以抵扣,纸质的不行;

(2)开具的增值税电子普通发票,左上角显示“不征税”,不允许抵扣。

政策依据:

财政部 税务总局 海关总署公告2019年第39号、财税〔2017〕90号 、国家税务总局公告2019年第31号、交通运输部公告2020年第24号。

  2、车辆费
  自有车辆:出差途中产生费用,可以凭增值税专用发票注明的税额抵扣,如果取得的是普票则不允许抵扣。私车公用:出差途中产生的加油费专用发票,可以认证抵扣; 注意:一定要签订租车协议,并约定加油费、停车费等由公司承担。

租车费用:可以按照规定取得专票的,可以抵扣。

  3、住宿费
  出差中的住宿费,如果能取得公司抬头的增值税专用发票,是允许认证抵扣的。注意,以下情况不允许抵扣:

  1.属于职工福利性质范畴的,比如报销的员工旅游、探亲等情况下的住宿费;
  2.员工或股东个人消费的;
  3.属于交际应酬给予客户等报销的;
  4.企业免税项目或简易计税项目编制人员出差发生的等。
  鉴于此,可能存在税务争议情况有:
  1.住宿费的发生时间是否集中发生在节假日,如春节、五一、国庆等;消费的酒店是否集中在景点、旅游区;
  2.结合企业的福利制度,是否存在返乡、旅游等福利项目;
  3.企业本地发生的住宿费(考虑有接待消费的可能);
  4.员工因公差旅发生住宿费报销,是否有注明事由的单位出差审批表以及其他证明,如:航空客运行程单、登机牌、道路客运发票、保险发票等;
  5.企业内部选择适用简易计税方法以及免征增值税的项目在内部人员编制、费用预(核)算、报销等方面是否进行了分别核算。
  4、餐饮费
  根据财税〔2016〕36号文规定,购进的贷款服务、餐饮服务、居民日常服务和娱乐服务,其进项税额不得从销项税额中抵扣。所以,出差途中产生的餐费,即使取得增值税专用发票,也不允许抵扣。

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纳税申报表填报要求

  1.申报专项
  (1)纳税人购进国内旅客运输服务,取得增值税专用发票的,按规定可抵扣的进项税额在申报时填写在申报表《附列资料(二)》第1栏“认证相符的增值税专用发票”相应栏次中。
  (2)纳税人购进国内旅客运输服务,未取得增值税专用发票的,以增值税电子普通发票注明的税额,或凭注明旅客身份信息的航空、铁路、公路、水路等票据,按政策规定计算的可抵扣进项税额,填写在申报表《附列资料(二)》第8b栏“其他”中申报抵扣。
  2.统计申报
  纳税人申报的旅客运输服务,无论是取得增值税专用发票还是其他扣除凭证,都要在《附列资料(二)》第10栏“(四)本期用于抵扣的旅客运输服务扣税凭证”中进行统计,该栏次数据不会汇总至第12栏次“当期申报抵扣进项税额合计”中。
  其中《附列资料(二)》第10栏“(四)本期用于抵扣的旅客运输服务扣税凭证”:反映按规定本期购进旅客运输服务,所取得的扣税凭证上注明或按规定计算的金额和税额。
  本栏次包括第1栏中按规定本期允许抵扣的购进旅客运输服务取得的增值税专用发票和第4栏中按规定本期允许抵扣的购进旅客运输服务取得的其他扣税凭证。
  本栏“金额”“税额”≥0。

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案例解析

  某一般纳税人,不考虑其他情况,都是国内旅客运输服务
  【例】
  (1)2019年4月取得客运增值税专用发票,发票上注明不含税金额1000元,增值税税额90元,抵扣进项税额90元;
  (2)2019年4月取得旅客运输增值税电子普通发票,发票上注明不含税金额2000元,增值税税额180元,抵扣进项税额180元;
  (3)2019年4月取得旅客运输增值税电子普通发票(公交卡充值发票),发票上注明不含税金额2000元,税率栏“不征税”,增值税税额0元,抵扣进项税额0元;
  (4)2019年4月取得航空客票行程单,行程单上注明票价5000元,燃油附加费0元,机场建设费20元,合计金额5200元,抵扣进项税额5000÷(1+9%)×9%=412.84元;【注意:机场建设费不可以计算抵扣进项税】;
  (5)2019年4月取得高铁票,票上注明金额3000元,抵扣进项税额3000÷(1+9%)×9%=247.71元;
  (6)2019年4月取得客运大巴的发票,发票上注明金额2000元,其中有800元的客运大巴的发票没有旅客身份信息,抵扣进项税额(2000-800)÷(1+3%)×3%=34.95元;

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申报表填写

  申报:可抵扣的客运服务进项税按照填表分类,可分为2类:
  (1)取得增值税专用发票:不含税金额1000元,可抵扣进项税90元;
  (2)取得其他扣税凭证:增值税电子普通发票、航空客票行程单、高铁票、客运大巴的发票。
  不含税金额=2000+5000÷(1+9%)+3000÷(1+9%)+(2000-800)÷(1+3%)=10504.50元;
  可抵扣进项税=180+412.84+247.71+34.95=875.50元。
  《附列资料(二)》填报(不考虑其他情况)
图片
  旅客运输服务不能抵扣的情形:
  1.购进国内旅客运输服务用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费,其进项税额不得从销项税额中抵扣。
  2.购进非国内旅客运输服务,其进项税额不得从销项税额中抵扣。

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车票入账,常见的6大误区

  案例1:公司员工做火车回家探亲发生的车票费用1000元误区一 :车票都入“差旅费”

借:管理费用-差旅费  917.43

应交税费-应交增值税(进项税)82.57 (1000÷1.09)

贷:现金/银行存款   1000

错误:应计入职工福利费,进项税不允许抵扣

误区二:进项税=按票面金额税率

假设:上述案例属于出差期间产生的差旅费

借:管理费用-差旅费  1000

应交税费-应交增值税(进项税)90(=1000×9%)

贷:现金/银行存款              1090

错误:其进项税计算错误,进项税=进项税额=票面金额÷(1+9%)×9%

误区三:车票入“福利费”可以抵扣进项税

借:应付职工薪酬-福利费  917.43

应交税费-应交增值税(进项税)82.57

贷:现金/银行存款                1000

结转:

借:管理费用-福利费  917.43

贷:应付职工薪酬-福利费  917.43

错误:根据财税〔2016〕36号文规定,用于集体福利或个人消费,其进项税额不得抵扣,如果已经抵扣作转出处理 。

  案例2:公司为客户报销来往机票,金额1470元(票价1320元、燃油附加费(YQ)100元和民航发展基金(CN)50元)

误区四:给客户报销的机票可以抵扣进项税

借:管理费用-业务招待费  1352.75

应交税费-应交增值税(进项税)117.25(1420÷1.09)

贷:现金/银行存款                1470

错误:根据国家税务总局公告2019年第31号文规定,只有是与本单位签订了劳动合同的员工或本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内运输服务,才可以抵扣进项税。

误区五:飞机票的进项税=票面金额÷(1+9%)×9%

假设,案例2的机票是本公司员工出差产生的

借:管理费用-差旅费  1348.62

应交税费-应交增值税(进项税)121.38(1470÷1.09)

贷:现金/银行存款                1470

错误:航空旅客运输进项税额=(票价+燃油附加费)÷(1+9%)×9%,不包含民航发展基金。

误区六:国内国际机票都可以抵扣

假设,案例2是本公司员工去境外所产生的

借:管理费用-差旅费  1352.75

应交税费-应交增值税(进项税)117.25(1420÷1.09)

贷:现金/银行存款                1470

错误:根据国家税务总局公告2019年第31号文规定,属于国内旅客运输服务,其进项税可以抵扣。所以,国际机票不可以抵扣进项税。

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